企业办公--人机非可不说的故事

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    很难想象效率低下、应用迟钝、管理混乱会与企业办公相联系，毕竟在人们的心目中，企业办公就是现代化、效率高的代名词，怎么可能不堪一击呢？可是目前的现实却让我们不得不承认，我们确实是在企业中进行着一场人机之间的效率斗争。
    其实这种斗争由来已久，并不是今天才发生，而引起这场斗争的关键在于我们在采购办公设备上的观念。在过去，无论是企业办公还是政府办公，采购办公设备的原则非常简单，即只是能够满足日常的打印和复印需求，至于信息传递的速度，应用的灵活性甚至是信息管理的现代化，都依靠人力去解决，这也就为日后人机之间的矛盾激化埋下了伏笔。
    随着企业业务量的增加，以及信息化的要求，单纯的打印和复印已经不能满足日常办公的需求了。这时，人机之间的矛盾就产生了。在管理者看来，效率低下源于人员积极性的问题，因此片面地要求提高人员的能动性和主动性。比如重要文件的传递不及时，领导就会要求跑得更快一点，做事更积极一点。但是往往事与愿违。
    难道不是吗？在信息交换如此频繁快捷的时代，单纯增加人员积极性就能解决信息打印、传递和管理上的问题？这似乎说不通。所以，我们要想解决企业办公中人机之间的矛盾，就必须在办公设备的采购上改变我们的观念。
推荐机型：
产品类型：多功能数码复印机
复印速度(张或米/分)：25
连续复印(张)：1-999
最大复印尺寸：A4
    首先是明确需求。这是采购流程的最初步骤也是最重要的步骤。因为办公需求将直接决定所采购的办公设备的性能和功能。所以对于现代化的企业办公而言，不能把选购标准只是放在基本打印和复印性能上，而是应该多方位地考虑产品的综合表现。这里笔者列举几点：
    表现一：多用途性。企业办公的需求多种多样，不仅仅只是在某个单项功能上需要突出表现，而应该在产品的功能性和实用性上进行均衡的选择。不同的部门应该具备符合其特殊需求的产品，而不是采用单一的产品进行集中办公作业。集中办公作业的方式不仅浪费了大量的人员资源，而且在设备配备和使用上也不科学。
    表现二：灵活性。产品应该能够满足用户不同样式、不同格式甚至是不同配置的需求，例如彩色黑白集于一体、单面或双面、不同打印质量的需求等等。灵活的产品配置让企业间的各个部门可以按照自己的实际工作环境“有的放矢”的完成办公作业。这不仅提高了办公效率，而且还节省了统一办公所带来的不必要的设备荒废现象。
    表现三：数字传送。随着网络化、信息化在企业办公中的地位越来越重要，应该充分考虑产品在数字化传送上的能力和表现。数字化传送不仅简化了文件处理流程，而且还可以实现电子邮件发送、数字传真或以数字形式捕获纸文档，同时将其纳入业务工作流程之中。
    表现四：产品的稳定性和可靠性。这一点主要指的是产品在运行性能上的表现，是否稳定可靠，皮实耐用；是否能够做到维护保养及时，售后服务完善，技术保障有力。对于企业办公而言，产品的稳定性直接决定了办公效率的高低。正确的科学的产品采购在提高办公稳定性的同时还能降低后期维护的成本，因此，选择稳定可靠的产品是采购中需要格外关注的。
    表现五：采购成本与使用成本的综合考虑。采购成本只是一方面，在产品成本上要全方位地考虑，例如单张使用成本，维护成本等。

     就以上五点，我们来看一看推荐的产品――惠普Color LaserJet 9500彩色数码多功能一体机（ MFP）在这些要求的条件下如何表现。
功能：具有打印、复印、扫描和传真以及数码发送的功能。

产品类型：多功能数码复印机
复印速度(张或米/分)：30
连续复印(张)：1-99
最大复印尺寸：A4

基本性能：
    打印：每分钟可以打印24页A4幅面的文档，首页输出约20秒，打印分辨率可以达到600×600dpi；
    复印：每分钟可以复印24页A4幅面的文档，复印分辨率可以达到600×600dpi，并且具有从扫描仪到玻璃稿台25－400％的复印缩放功能。
    扫描：具有每分钟24页的扫描速度，600×600dpi的扫描分辨率，可扫描的文件格式有PDF、JPEG、TIFF、MTIFF；
    传真：具有33.6kbps的传真速度，并且内置20GB的硬盘，可以容纳50000页的传真文档。
    其他：具有自动双面打印单元，高达3100页的输入容量以及多项纸张处理选项。在硬件性能上惠普Color LaserJet 9500 MFP 具有512M内存，533MHZ处理器，20GB硬盘，IEEE1284标准的双向并行借口、快速以太网内置打印服务器、复印连接卡、外部接口连接器、蓝牙无线等。月打印负荷量200000页。
    可能看到这些刻板的参数您还不能体会到这款产品的不同之处，下面笔者来做一点简单的针对性说明。
    首先是多样化的功能。惠普Color LaserJet 9500 MFP全面的功能能够在扫描图片并打印个性化文件上满足用户的需求，而且只需要在短时间内即可获得清晰的彩色文档，并立刻制作多份副本报告。同时向多位接受者发送传真，这些功能改变了信息传递上的落后操作模式，大大提高了办公效率。
    数字发送：采用选件的Digital Sending Software数字发送软件，直接实现电子邮件发送、传真或者数字形式的文档传送，并直接纳入到打印操作之中。
    彩色黑白打印：提供不同的打印需求，无论是简单的黑白文档还是彩色报表都能够轻松实现。同时还可以进行高质量输出。
    打印速度和打印量：高速的打印速度能够满足企业用户快速的使用需求，高达200000页的月打印负荷为用户提供了出色的使用保证。
    平衡部署是这款产品的另一个突出的亮点：通过平衡部署解决方案可以帮助企业在内部合理调配，实现快速灵活的应用，从而为企业办公节省了时间。平衡部署的另一个亮点是改善了办公中人员消耗过大的问题，通过有效的调配，人员可以在很短的时间内完成文件的传送、打印和传真，因此辅助企业提高办公效率。
    节省后期成本：具有双面打印功能，可以节省纸张的消耗。而且需要特别指出的是，惠普Color LaserJet 9500 MFP采用的是打印机引擎，因而传承了打印机故障少、稳定可靠、总体维护成本低的优势，帮助企业减少故障发生和降低维护成本。
    丰富的企业选件：企业可以根据自己的需求来选择产品的选配件。这种灵活的应用不仅可以为企业提高产品的适用性，也为企业的多样化使用提供了不同的针对性选择。
    网络连接与管理：企业还可以利用惠普Web Jetadmin通过标准WEB浏览器，在打印环境中为用户提供惠普以及其他品牌打印机的管理功能，并且可以自动发现新产品，远程执行所有的安装、配置、故障排除和维护任务，同时还可以利用Web Jetadmin来监控硒鼓和其他耗材，在适当的时候进行更换。
    惠普Color LaserJet 9500 MFP完全按照现代化企业应用来设计产品的性能、功能、信息管理和后期服务，因此在提高企业办公效率上应该说更具有针对性。的确，在信息化办公时代，选择一款适合自己的办公利器，远比单纯提高人员能动性更为重要。既然如此，何苦还抱着自己的老观念不放，引发企业人员与办公设备之间的矛盾呢？
作者：IT168