如何改变我们的办公模式？

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人员不断的往复，资料频繁的传送，打印室里川流不息的人群……这些，是企业办公给我们留下的最为直观的印象。虽然时代在变，人员的思维在变，但在企业办公的应用模式上，企业似乎一直坚定着“稳定压倒一切”的信念而未对设备或者办公模式进行过任何的变动。以至于10年前我们看到的办公场面，今天仍然能够看到。

    稳定压倒一切并不是不可以，关键要看保持稳定是否能够与不断增长的办公需求相接轨。如果说在十年前，企业办公的需求相对简单的话，那么在信息化普及的21世纪，企业的办公需求还仅仅只是停留在对于文件的简单打印和复印上吗？

    答案当然是否定的。对于过去的办公模式而言，可能大量的打印和复印就能够满足日常办公的需求。毕竟在那个时候，还没有高效迅速的网络作为信息传递的桥梁，无法加快信息传递的速度；但是现在，随着网络架构不断的完善，企业的办公需求已经逐渐由打印复印过渡到了更加复杂也更加快速的模式。例如信息传递的快速、信息安全的保障、后期成本的消耗，甚至其他更多的需求。这时，一些在过去企业经常购买和应用的设备难免会出现疲于应付的状态，毕竟，它们不是符合这个时代办公需求的产品。

    “欲工其事，必先利其器”，企业对于办公设备的需求已经逐渐从简单应用转向到办公自动化的应用层面，这是需要的已经不仅仅只是简单的文件打印复印，更多的还需要更有效提高企业的办公效率。虽然可以通过增加人员的方式来加强信息的传递，但认为这样就能够提高企业的办公效率未免有点儿戏。要知道，这样治标不治本的办公模式，充其量只是让办公中的人员在身体上更加忙碌，在思维上更加麻木。

    那么，究竟什么才叫现代化办公，什么样的设备才能够满足企业办公自动化的需求呢。这里不妨来看一个实例，看看实例中的企业是如何让自己快速走上办公自动化之旅的。

    地点：XX集团研发机构

    使用需求：需要输出大量的监控数据曲线以及图表，并且做相关的记录和备份。在使用同时需要满足一些特殊软件的扫描；数据需要在各个相关部门进行良好的传输。

    原有办公设备：1台黑白激光多功能数码复合机一体机

    办公模式：大量的数据需要进行统一打印和复印；对于特殊的办公需求需要单独处理；数据的传输通过人员或者电脑进行传递，需要进行统一的处理。

    作为研发机构，数据的不断打印、备份和传递是司空见惯的，但是仅有一台黑白激光复合机很难满足不同部门的需求。毕竟作为研发机构不同步的需求不同，就比如监控数据的部门最主要的是数据的打印和备份，核心部门的要求是将各个数据汇总打印然后分析。但是在产品性能有限的情况下，企业人员只能将数据传输的重任放在了双腿上，这和研发机构的快速灵活的应用模式显然是不匹配的。

    不光是数据传递造成了办公效率的低下，就连基本的部门需求都难以满足企业内部的使用。刚才已经提到过，由于设备采购的原因，企业内部办公只能集中处理打印任务，数据无法通过网络传递的方式进行自如的传递和打印。不同部门必须进行统一的打印，而且某些部门的特殊需求还必须借助其他设备来完成（例如大量的彩色报表打印）。这非常不利于企业办公效率的提高，而且还造成了无谓的人力资源浪费。

    同时，大量的统一打印也不利于机密文件的安全保障。尤其是重要的研发统计数据需要进行打印备份的时候，如果和一般的工单进行集中打印，很容易造成文件的堆积。再加上人员传递的弊病，造成机密文件丢失的几率也就随之增加。而这对于企业发展而言，无疑是存在很大的危害的。

    在如此的办公环境下，恐怕很难满足企业高效办公的需求。但是，在更换了办公设备之后，在同样的使用需求下，企业办公的环境得到了非常大的改观。下面我们就来看看是什么给企业带来了翻天覆地的变化。
地点：XX集团研发机构

    使用需求：需要输出大量的监控数据曲线以及图表，并且做相关的记录和备份。在使用同时需要满足一些特殊软件的扫描；数据需要在各个相关部门进行良好的传输。

    办公设备：惠普Color LaserJet 4730 MFP6台，惠普 LaserJet M5035MFP8台

    办公模式：按照所求的配置，良好的解决了不同部门之间不同的办公需求，实现了办公效率的最大化；彩色数码复合机良好的提供了彩色打印和黑白打印两种不同的打印模式，满足了不同的使用需求；以打印引擎作为核心的产品，可以应付大量的文档打印，同时具备可靠稳定的发挥；多台设备可以直接进行网络连接，实现网络数据传输和直接打印，提高了办公效率；文件加密的方式保证了重要文件的安全性。

    同样的企业使用需求，同样的操作人员，在更换了办公设备后，不仅大大改善了原有的办公环境，而且还让企业的办公效率快速提升，这些都归功于新产品带来的改变。在同样的办公需求下企业配置了惠普Color LaserJet 4730 MFP6台，惠普 LaserJet M5035MFP8台，为各个部门添加了更加符合其使用的办公设备，并且通过网络带来的数据传输的便利，实现了企业办公的自动化应用。下面，就来看看采用新设备后，企业办公发生了哪些改观。

    按需采购，为企业提高办公效率：和之前的办公模式相比，首先改变的自然是按需采购的设备解决方案。和之前明显不同的是，企业办公设备的选择一改原来的单一的设备采购，改为后来的按照部门需求采购的模式。对于需要进行大量报表数据打印的核心研发部门，企业配备了惠普Color LaserJet 4730 MFP，可以满足彩色报表打印和大量打印的使用需求；而对于数据传递和备份的部门，企业配备了惠普 LaserJet M5035MFP，足以满足其大量打印的日常需求。而且这些设备都可以通过网络进行数据的直接传递和打印，改变了过去数据需要人员传递的方式，因此大大提高了企业办公的效率。

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平衡部署推动企业高效办公：和之前采购一台黑白复合机不同，企业在本次的设备采购中采用了多台设备多个部门分类配备的模式。这种模式的核心就在于实现企业办公的平衡部署，提高企业办公的效率。

    不同部门不同设备的模式，改变了过去人员需要集中打印的办公模式。例如在不改变关键任务的条件下，实现了黑白打印到彩色打印的过渡；多元化需求的平衡部署使企业获得了更加有效的使用效率，降低了使用成本。同时，文件备份通过惠普全方位流程的管理，变得更加轻松可控性也更强。

    安全打印模式为信息提供保障：重要文件的安全直接影响到企业的生存，因此在信息安全上，过去集中打印的方式很不利于重要机密文件的安全。但是惠普MFP产品可以解决企业在信息打印和信息安全上的双重保障。通过对文件以及相关人员的身份鉴定分类，人员拥有不同级别的打印权限。这种按照人权权限进行打印的模式保证了重要机密文件的打印安全稳问题。惠普MFP提供的信息安全解决方案有效避免了重要文件与普通文件混合打印所带来的安全问题，保证了机密文件的唯一性。

    稳定发挥减少投入成本：惠普MFP产品的核心部件是打印引擎，不像采用复印核心引擎的MFP那样部件众多，因此维护起来更为方便，使用更稳定。而且因为打印引擎能够提供更为出色的打印负荷量，因此也可以满足企业不断扩展的打印使用需求。

    实际上，这种从落后到高效的改变只是企业在设备采购的思维上发生了改变，而更换了办公设备也确实让企业办公效率得到了极大的提高。由此可见，在企业快速发展的过程中，配备与时俱进的办公设备也非长重要。这种办公设备采购观念上的变化，远比过分强调企业中人员积极性重要的多。毕竟，麻木身体是不能够取代思维上的飞跃的。

出处：IT168

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