是谁让办公变成了高压锅？

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如果您在为企业上千台不同的打印办公设备安装驱动，如果您在为资料的传送而来回奔忙，如果，您在数量庞大的办公设备管理中不堪重负，那么这时您是否想过，原本应该助力企业发展的打印设备，何以成了加重员工办公负担的高压锅呢？

    在您得到答案之前，我们不妨先来反思为何会得到上述的结果。随着企业信息化的推进，以及办公模式的不断发展，企业已经逐渐由过去简单的文档打印需求转化到了目前的部门个性化办公需求。这种需求具体表现就是在企业中不同部门的小环境的办公使用中，不同部门会因为各自需求的不同，对打印办公设备提出各异的要求。

    而企业采购者在进行设备采购的时候却并没有注意到企业内部发生的变化。事实上，在产品的采购中，采购者只是满足了企业只是满足了员工集中式打印的需求，而完全没有注意到企业内部不同部门的个性化需要。而这种观念化的差异最终导致了我们开篇中看到的混论不堪的结果。

    明白了企业日常办公的漏洞，那么接下来要做的就是如何去弥补或者改善我们的办公环境。这里引入一个全新的办公概念――平衡部署，全面管理。

    所谓平衡部署，全面管理，就是指深入了解企业内部的管理流程，通过全方位且具有针对性的设备管理，以及顾问式的服务，为企业用户提供全面的产品解决方案，实现企业高效率和低成本，可靠性与灵活性的平衡。

    这么说可能会让人有些摸不着头脑，这里笔者以一个成功的案例来详细说明全新概念下企业办公环境的转变。

    使用地点：某大型研发企业

    使用需求：大量数据工单和报表的打印，信息的快速传递，不同类别不同需求的彩色文档打印

    办公设备：惠普Color LaserJet 4730 MFP1台，惠普LaserJet 5550dn5台，惠普 LaserJet 9040MFP12台

    表面上看，这些设备的采购和使用似乎都和过去使用和采购的设备没有什么不同，但是实际上这些设备的使用却实实在在的改变了企业内部的办公流程。下面，笔者就来进行详细的说明。

    在同样的办公需求下更换了不同的设备，（这其中包括惠普Color LaserJet 4730 MFP，惠普 LaserJet 9040MFP和惠普LaserJet 5550dn ）通过部门级需求各异的特点，为各个部门配置了不同的打印产品。这种平衡配置的使用既能够满足打印报表部门对于彩色文档的打印需求，也能为数据部门提供大量打印的使用需求，而且在使用过程中，不同部门不会出现过去集中打印造成的办公效率低下的漏洞，这是改变之一。

    改变之二：由于采用了这种平衡部署的概念，企业间的办公打印需求变得更有针对性，而且彼此之间因为权限设置的操作保证了重要文档的安全性。这，是过去集中打印模式下不可能得到的。而这些重要的、有助于提高企业办公效率的变化正是因为采用了平衡部署的新概念。

    那么什么叫全面管理呢？简单来说，全面管理包括两个方面，一是办公流程的管理，而是产品设备的管理。首先，笔者先来解释办公流程的管理。

通过平衡部署之后，企业的不同部门已经按照各自不同的需求配备了符合其需求的打印设备，在这其中，通过合理的网络管理，企业各个部门之间可以自如的进行相关信息的传递和打印。而且，在办公流程中，打印设备已经不再是单纯的外设，而是网络中的结点。只要预先设置好权限，无论是企业内部的工作人员，还是在外工作的企业人员，都可以通过网络来实现信息的直接打印。这中依靠网络进行信息传递的方式，明显要快于过去依靠人员传递的方式，因此在办公效率上的提高是显而易见的。

    其次就是设备上的管理。如果是企业内部管理打印设备的人员肯定由有这样的感触，不同品牌、不同功能的设备可能需要单独安装驱动。如果打印设备较少还可以接受，但是一旦面对的是大型企业，需要给上百台甚至上千台的打印设备安装驱动时，您是否感到了无奈和恐怖？但事实上，企业员工的效率并不应该体现在反复安装驱动程序上。那么这时，借助设备管理即可实现轻松的驱动安装。

    惠普提供的通用驱动程序不仅有效的解决了管理人员的工作负荷，而且凭借出色的设备兼容性和色彩访问控制能力简化了管理者在实际操作中的繁琐，提高了管理者的实际高效，最终为企业发展加速提供了坚实的基础。

    可能在笔者的简单介绍中，读者会发现笔者所说的全都是惠普的产品，这里笔者需要简单的解释一下原因。之所以选择惠普的产品，首先是因为惠普产品的可靠性。

    以上推荐的惠普的MFP（多功能数码复合一体机）产品均是采用的打印引擎，这和许多采用复印引擎的MFP都不同。采用打印引擎的产品因为在设计结构上更为简单，而且在配件的更换上更为简便，因此可以有效的保证产品使用和维护中的简洁和高效。而且采用打印引擎的设备由于其原理的原因，在维护上上也非长简便，因此在设备的选择上笔者更倾向惠普的MFP产品。

    其次就是信息的传递便捷。可能看到这点很多读者会不解，打印设备不是电脑，如何进行信息的传递呢？实际上笔者在之前已经说过，惠普的打印产品已经可以成为网络中的一个结点，不仅支持企业内部的打印需求，而且同样支持企业之外的具有权限人员的使用需求。因此通过这种快速灵活的方式能够更为快速的打印传递的信息。这是笔者选择惠普MFP的第二个原因。

    第三个原因在于惠普简便的管理，而这其中所谓的管理主要分为三个方面。首先是对于设备良好的管理。虽然说惠普的通用驱动具有很好的兼容性，但是笔者更为看中的还是通用驱动对于企业效率的提高以及对于维护流程的简化。在笔者看来，企业中的IT管理者更多的应该是注重设备对于企业效率的影响，而不是被繁重的机械工作所影响。除此之外，惠普还为企业提供了顾问式的服务，定期为企业进行设备的维护，及时发现设备存在的问题，从而避免了设备因故障而带来的影响。

    惠普产品提供的另外一个优势在于流程管理和安全管理。相比过去的集中式打印操作，按照部门需求来配置产品的方式无疑更符合企业发展的需求。后者的配置方式不仅在操作上更科学，而且实际的使用中还非常便于信息的网络传递。而且不同的人员还可以借助级别设置来保证人员的有效使用。例如打印报表人员有权限打印彩色文档，而数据部的人员只能打印黑白文档。通过这种权限的设置可以让企业在使用中有效的控制成本，并且达到按需配置，有效提高办公效率的同时还减少了成本开支。

    全面管理的优势还在于在信息安全的管理。由于企业内部有重要文件需要打印，而收发文件的人员又相对较少，所以通过使用者权限的打印设置可以保证重要文件的安全性和唯一性。这一点是过去集中打印所欠缺的。因此，综合以上各方面的原因，笔者推荐惠普MFP产品作为这次成功案例的范例。

    企业办公实际上应该是推动企业发展的动力，而不应该成为企业人员工作的高压锅。但是集中式采购的方式确实给企业办公带来了滞后效应，因此企业采购人员应该重视平衡部署和全面管理给企业带来的变化，让企业办公走上良性变化的道路。
出处：IT168

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